こんな時こそ、ありがとうの力を– 孤独感の払拭 –

チームワーク重視、感謝を伝える文化

仕事をする中で、個人が力を発揮すればいい成果が得られるわけではない案件は多々あります。士業事務所向けコンサルティングを中心にさまざまな業務にチャレンジする社風の中で、仕事の成否に強く関わる「チームワーク」を強化するために活用していたのが、サンクスカードでした。

社内行動指針として掲げる7項目の最初に「感謝の言葉を言おう」を掲げるほど、感謝を大事にする社内文化です。ちょっとした会議の冒頭にも、集まっていただきありがとうございます、と短い感謝の言葉を添える。そんな日々を送る弊社に、サンクスカードという存在はマッチしていました。

突然のテレワーク要請、コミュニケーション減少へ

パソコンだけでなくスマートフォンからも贈ることができる手軽さからカード枚数も増え、GRATICAでやり取りを見ていると意外な交流が見えたり、業務上の繋がりがわかったりすることもありました。上手く使えるようになってきた、という手応えが出てきていたのに大きくカード枚数が減ったのが4月。コロナ禍で突然テレワークが開始され、自分達の業務をテレワークに合せるために時間をかけねばならず、必死だった頃です。

社内でテレワークにスムーズに対応できる部門は、約半分程度。個人情報を扱う部門など、どうしても出社しなければならない部門もあります。そうした部門では適切な距離を保てるようにシフト制で仕事をするなど、今までとは仕事のやり方を変えました。テレワークは難しいと思っていた業務管理部門などでもうまく適応できるようにはなりました。

部門によっては朝礼や夕礼をオンラインで行い、1日に1-2回は顔を合せて会話する機会を作るなど出社していた時よりも意識的にコミュニケーションの機会を増やす取り組みを行っています。けれど、部門を超えてチームワークを発揮するという会社のいいところが減っていたのは明らかでした。

出社していれば廊下ですれ違った時におしゃべりをすることもできますが、テレワークではそれができません。在宅の方が生産性が上がる、家族と過ごす時間が増えて関係性がよくなった、とポジティブな評価をする人が多くいる一方、一人暮らしの社員を中心に孤独感を訴える声もありました。

メールマガジンで感謝を考え利用促進

そうした中、コミュニケーションを推進するために動いたのが、部門横断で行っている委員会活動の1つであるコミュニケーション委員会です。以前から存在した、社内報発行を担当するチームと、社内の改善点や新しい取り組みを話し合う場を作るコンパチームに加えて、GRATICA活用推進チームが昨年立ち上がりました。コロナ禍におけるコミュニケーション対策は、3チームのうちコンパチームとGRATICA活用推進チームが協力して動きました。

コミュニケーション委員会の皆さま

テレワーク環境で業務自体は問題なく進められても、これまで通りにできなくなることも多くあります。コンパチームの活動は停止せざるを得ません。GRATICA活用推進チームも、毎月の全社会議で行っていた活動報告と、その中で設けていた「GRATICA推進タイム」とでもいうような、感謝の言葉を贈るきっかけとなる時間を失いました。感謝は強制するものではありませんが、そうした機会に利用することで、新しいシステムに抵抗を感じる社員が利用するきっかけになったり、ちょっとした感謝を感じた時にGRATICAを使おうという動機づけになった社員もいるなど、確かな手応えのある活動だったのです。

一方で、出社有無に関わらず続けられる活動もあります。GRATICA活用推進チームが昨年から行ってきたのが、メールマガジンの配信でした。7-8人のメンバーが持ち回りで、週1回の頻度で発行するメールマガジンに内容の制限はありません。

実際のメールマガジン

コロナ禍では、自分が感じたことやニュースに関連して、感謝することの効果や、テレワーク下でのモチベーションアップへの効果を綴り、GRATICAを利用を促しました。感謝について改めて考えるメールは読む人の心に響きます。社員の中には直接賛同の返信をくれる人が何人もいるほど。メルマガを書いているメンバーのなかには、社歴の浅い人もいれば、育児中の人もいるなど個性も豊かであることから、内容面もバラエティーに富んだものになっています。

実際にやり取りされたカード

人間関係構築も再会の喜びも伝えることができる

GRATICAの利用促進については、毎週金曜日に全社カレンダーから利用を促すアラートを出す活動をしたこともあります。しかし自動的な動きでは形骸化してしまうと考えて開始したのがメールマガジンです。それが、今回も活きてくれました。

また、出社できないためにオンライン研修だけになっていた新入社員は先輩に顔を覚えてもらうこともできない状態でしたが、GRATICAを使ってお世話になった人にカードを贈ることを推進したところ、人事部門の社員やメンターである1-2年先輩の若手社員とコミュニケーションをとっている様子が見えるなど効果がありました。

以前から、社内で最も活用しているベテラン社員の部下が、上司を模範するうちに利用が習慣化したというような例があります。元々あまり積極的に前に出るタイプではなかったけれど小さな感謝を頻繁に示すようになった彼は、先輩社員といい関係が築けているようです。

GRATICAはテレワーク環境でも出社していた時と変わらず利用できます。テレワークだと、どうしても誰と誰が話しているのかが見えませんが、カードになることでやり取りが見えてくることがあります。ありがとうカードの贈り合いを推進することで、お互い見えていないことを見える化できる。さらに、出社する人が増えてきた中、久々に会えて嬉しい！という声がGRATICAでやり取りされていたりもします。今後もテレワークが続く気運がありますが、その中でもコミュニケーションを維持して行くために、感謝を積極的に伝えるという社内文化と合う、相性のいいツールであるGRATICAをうまく活用して行きたいと考えています。