2019.12.13 コラム / 特集

社内コミュニケーションツールの活性化でやるべき3つのこと

 

昨今の働く環境をより良くするために導入検討が進んでいるピアボーナス系ツールや社内コミュニケーション活性化ツール。いいですよね、今まで見えなかった関係が顕在化し、それにより社内が強固になり、文化が形成される。皆さんの会社でも従業員の定着やロイヤリティ向上、離職防止などを目的に検討が進んでいるかもしれません。

しかし!もし、あなたが熱い思いをもって導入担当になり、社内に関係構築のためのコミュニケーションツールを展開しようとしたときに越えられない壁にぶつかっているとしたら!このコラムはお役に立てるかもしれません。
恐らく最大の壁は「活性化しない・・・」。当記事ではコミュニケーションツール導入後に構えておくべき3つの策を提示します。

前提としてSlackやTeamsのような業務用チャット型メッセージツールではなく、新たなコミュニケーションを作り出す関係構築のためのエンゲージメント向上型コミュニケーションツールについての話になります。オウケイウェイヴでは、『OKWAVE GRATICA(オウケイウェイヴ グラティカ)』という感謝の気持ちをカードで伝え合うメッセージングツールを使っています。
ただし、ツールは入れただけでは何も起こらないので、その活用戦略について、ご紹介します。

1つ目:キーマンは誰なのか

導入した後、思いのほか活性化しない、利用が伸び悩むという壁にぶち当たると思います。それは「使う人が限られる」や、「社内での認知が進まない」、「だんだん使われなくなってきている」など。すでに経験している方もいらっしゃるかもしれません。本当に困りますよね。どうしたらいいんだろうと。自分だけが頑張っているような気分になってしまいます。

しかし、ここで諦めたら試合は終了です。それだけ意義のある取り組みということです。では何をどうすべきか。最も重要で基本的な方針は役職者にコミットしてもらうことです。このコミュニケーションツールを使ってメッセージを真っ先に部下に送るのは役職者の責務である!という覚悟を持っていただく。もしこの方針を持つことができなければ現場で使いたい人だけ使うけどそれ以上広がらないという状況から脱却できません。まずは役職者です。

オウケイウェイヴでは『OKWAVE GRATICA』の立ち上げの段階に、毎週行うマネージャー会議の冒頭の3分間をメンバーにカードを送るという時間を取っていました。それにより今でも役職者が送るということが定着し、マネージャーはカードを送ってチームビルディングに活かしています。重要なのはまず役職者がこのようなメッセージツールをしっかり認識し、率先して使うという環境づくりです。そののちにスタッフがついてきます。逆の流れは困難が伴います。

役職者の巻き込みですが、影響力のある役職者に協力者になってもらい、社内の関係向上の必要性を訴え、上記のような役職者全員の責務として入れ込んでもらうという正攻法が良いと考えます。大切にしたいのは役職者のコミットを取ることが成功の第一歩だということです。なかなか巻き込めない、協力してくれそうにないなどあると思いますが、そんなあなたに武器を一つ。ありがとうを科学的に考察した実験動画があります。ぜひこれを社内で説明する際にお使いください。数字が好きな人ほど味方になってくれるでしょう。
https://www.okwave.co.jp/thanks-project/

2つ目:使う場を増やすための設計

役職者が使ってくれるようになったらまず前進。自発的に従業員が送り合うということが自走するのが理想ですが、継続的に広げていこうと思うともう一歩戦略的な設計が必要です。設計方針としては「いかに多くの人と人の接点をうまくツールに作用させることができるか」がポイントになります。

どういうことか。みなさんの会社にも様々なイベントがあるかと思います。事業発表や朝会やパーティーなど。そういうイベントに必ずこのツールを登場させることが有効に働きます。例えば登壇者やイベントの準備してくれた人にメッセージを送ってくださいというアナウンスを毎回毎度必ず入れます。それが普通だという状況にもっていくことです。この活動の何が良いのかというと、イベントという定期的な機会を使えるのでメッセージを送るタイミングを得ることができ、送ってくださいと必ず言うことで定着化のための基本動作を共有できることと、それを通して当たり前だと思われがちな登壇者の発表や司会者や準備するメンバーの労力に思いを馳せることができるということです。

これもオウケイウェイヴの事例ですが、半年に一回、オウケイウェイヴではQASessionsという役職者が各テーマとコマを持ち、タウンホール型の従業員との接点を持つというイベントを行っています。その際にイベント自体のアンケートは取るのですが、各登壇者に向けて参加した従業員が「お礼」メッセージを送るようにとイベントのクロージングでアナウンスしています。アンケートで良い悪いという評価やコメントではなく、何が自分に響いたのかというメッセージとともに登壇者に直接送ることができることで、登壇者側へのパワーとやってよかったというエネルギーを伝達することができます。これもお礼のメッセージを送ってくださいというアナウンスが徹底されているかが左右します。地味に感じるかもしれませんが、定着するためには極めて手間がかからずその割に有効なROIが良い施策です。

<オウケイウェイヴ社内イベントQASessions>

<前回送られたメッセージの抜粋>

3つ目:最終的には社内文化との紐づけ

3つ目は社内文化への言及です。上記2つのポイントで見てきたように役職者の動員や会社イベントでの定着など、もはやこれは社内文化とリンクさせるべき内容です。みなさんの会社はどういうミッションやビジョン、クレドを掲げられておられるでしょうか。ぜひその掲げられているものと今回のメッセージツールの意義を紐づけさせてください。それが大きな後押しになります。

特に役職者が従業員やチームメンバーに落とし込みしやすいようにミッション・ビジョン・クレドと今回のコミュニケーションツールや気持ちを伝えることがどのような因果関係にあるのかわかりやすいスライドを作成しておくのも良いアプローチだと思います。
オウケイウェイヴのミッションは「互い助け合いの場の創造を通して物心両面の幸福を実現し、世界の発展に寄与する」です。「互い助け合い」この言葉は社内にも向いています。従業員お互いが相手を思いながら仕事することができる。それを増幅させる装置としてメッセージツールが存在します。違和感がないですよね。

もう一つ考察したいことがあります。すでにあるミッション・ビジョン・クレドなどとの紐づけだけでなく、今現在行われているメッセージのやり取り自体が文化を醸成していくということ。これをどう捉えるか。これからの働き方において、複数回転職や複業というテーマは無視できません。その企業で働く理由を問い問われる時代になってきます。

そのような環境変化の中で、この会社の仲間とやり取りした「ありがとう」が働く理由、働き続ける理由となることは強い因子の一つとして考えても良いと思います。同じ時間を誰と過ごすのかというときに意味を見出すことができるか。「ありがとう」の蓄積は生きた証明そのものです。もらったありがとうは自信に、送ったありがとうはその一年誰に助けてもらったのかの履歴。仲間と働いているからこそ得られるかけがえのないものです。逆にいうと、そういう文化とツールを持っている会社は持っていない会社より強いと思うのです。そういう意味でこのコミュニケーションツールの存在と価値に気づき、踏み出しているみなさんが最も熱量の高い火付け役です。働く意味を合わせて啓蒙に取り組んでいただけるときっとうまく社内でその火は伝播するでしょう。

まとめ

みなさん試行錯誤されながら取り組みされていると思います。それはとても尊い取り組みです。会社それぞれのテーマがあり環境があり、一概にこれが良いアプローチだというのは難しいですが、今回の3つのポイントは普遍的な要素が入っているかと思います。お役に立てれば幸いです。
働き方について私も勉強中です。このテーマは色んな人たちと考えるのが面白いと思っています。色々ディスカッションしたいと考えておりますので、ご興味のある方はオウケイウェイヴの廣川までご連絡ください!

この記事の執筆者

廣川 佳嗣(株式会社オウケイウェイヴ)

廣川 佳嗣(株式会社オウケイウェイヴ)

株式会社オウケイウェイヴ 経営企画本部 本部長。
新卒からのたたき上げ。働き方について熱い思いをみなさんと共有したい!

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